ELABORACION DE UN ACTA

PASOS PARA ELABORAR UN ACTA

Antes de la reunión:

ü  Se debe elaborar una agenda entre el médico y la auxiliar, la misma que irá en el acta.

ü  Preparar y enviar la convocatoria a la reunión y debe ir incluida la agenda.

ü  Organizar la reunión: materiales, equipo, papelería, mobiliario, refrigerio.

Durante la reunión:

ü  Tomar asistencia.

ü  Verificar el quórum.

ü  Tomar nota de lo que se va hablando.

ü  Elaborar la minuta.

Después de la reunión:

ü  Preparar el acta.

Se redacta de la siguiente manera:

ü  Se coloca la palabra acta, el número consecutivo de está más los dos últimos números del año en que se encuentra, centrado como un título.

ü  Se realiza el encabezado.

ü  Este lleva todo en mayúscula completa.

ü  Se debe indicar que tipo de sesión es.

ü  Todo número y símbolos se indican en letras.

ü  Debe indicarse el número de acta más el año nuevamente, en qué fecha y hora se realizó,

El nombre de la junta y lugar donde fue elaborada la reunión.

ü  Se colocan las personas presentes junto con el cargo.

ü  Luego se colocan los invitados, ausentes con justificación y por último ausentes sin justificación.

ü  Se transcribe la agenda que fue escrita antes de la reunión (como título debe ir la palabra agenda en mayúscula completa y centrada).

ü  Se desarrollan los puntos de la agenda en el orden que se encuentran, en cada punto debe ir la palabra artículo en mayúscula completa más el número que le corresponde de la agenda; luego de este subtítulo debe escribirse en mayúscula completa el nombre que se le coloco en la agenda.

ü  Cuando se toma una conclusión definitiva sobre algún asunto se sitúa la palabra acuerdo en mayúscula completa y al final de los artículos.

ü  Al terminar la reunión no se dispone como un artículo, sino que se coloca al final por aparte se cierra la sesión y se coloca la hora de terminada.

ü  Deben ir al final del acta las firmas de los asistentes a la reunión.

COMO HACER UN ACTA

1) Debes recordar que todos los números, fechas y cifras deberán estar escritos en letra, no en número.
2) Nunca deben quedar espacios en blanco, porque alguien lo  podría completar invalidando el acta. Por eso siempre que quede un espacio en blanco, debes llenarlo con una raya (raya lo que queda del renglón) cuando es el caso.
3) Recordá también que en un acta debe estar todo seguido, es decir, sin punto aparte.
4) Todas las personas que participen de la reunión deben ser nombradas y deben firmar al pie del acta.
5) Las actas se deben realizar en un cuaderno foliado. No podrás arrancar hojas, tachar ni borrar.

EJEMPLO DE UN ACTA

a) Lugar y fecha: “En la ciudad de Mar del Plata, a los diez días del mes de julio de mil novecientos noventa y seis... ”

b) Hora: “... y siendo las dieciséis horas,...”

c) Participantes: “...se reúnen (nombre del cargo de las personas que se reúnen) La dirigente de la Rama Guías del Sol, María Elisa Funes; la aspirante a dirigente, Gabriela Manetta; las jefas del equipo, por Tupac Amarú y, por Tupac Yupanqui, la Secretaria  de la reunión de coordinación del equipo... ”

d) Formalidad: “...cuyas firmas figuran al pie del presente acta...”

e) Motivo o propósito: “... con el propósito de realizar la primera reunión de coordinación de la rama.”

f) Decisiones o temas hablados: “Se procede a la lectura y aprobación del acta anterior”, “Luego Gabriela dijo que...; y después sugirió” “Fernanda no estuvo de acuerdo y propuso que se podría llegar a ...”,
“... todas las integrantes estuvieron de acuerdo en ...”; “Fue necesario hacer una votación con respecto a xx y se decidió xx. Nn no estuvo de acuerdo”; “Finalmente se decidió xx y se propuso que la próxima semana se hiciera xx a cargo de xx”; etc, etc,

g) Finalización: “Siendo las dieciocho horas y no habiendo otro tema para tratar se da por finalizada la reunión.”

h) Firmas.

Acta de reunión N°.

Para médicos, auxiliares, personal administrativo.

En Medellín al 1 de junio del 2011, siendo las 12:00 en la sede de la Clínica del Poblado , se celebró la reunión ordinaria de personal administrativo en salud.

El texto es el siguiente:

Se da inicio a la reunión del personal administrativo presidida por Don Juan Pérez González , gerente general, actuando como secretario la Sra. Cristina Ocampo, con la asistencia de los funcionarios del área administrativa (se menciona cada uno de los integrantes) conforme a lo anterior se ha constituido el quorum mínimo para sesionar en forma legal.

El gerente abre la sesión a las 12:00 horas y expone a la junta los temas a tratar.

Lectura acta anterior.

Informe de procesos administrativos.

Solicitud de nuevo funcionario para tesorería.

Aprobación de nuevas actividades en el área de admisión y registros.

Varios.

La asamblea aprueba la designación del nuevo funcionario de tesorería y las nuevas actividades del área de admisión y registros, y se deja constancia que el Sr. Justo Gómez, solicita que se agregue un punto sobre creación de un nuevo cargo para apoyar el Dpto de facturación se vota la moción y es aprobada la inclusión del nuevo funcionario.

Punto 1: Se realiza la lectura del acta anterior por parte de la secretaria. no hay reparos y se aprueba .

Punto 2: El gerente da la palabra al encargado del área de tesorería y la auxiliar da lectura al balance. se produce un debate al respecto y se aprueba.

Punto 3.....

Punto 4....

Punto 5....

Se levanta la sesión de la reunión a las 14:00 y se da por cerrado el acta.

Firman el acta los señores gerente y secretaria y personal administrativo.

Firmas. 

María del Pilar Hurtado M.

Odontóloga Universidad CES

Gerencia en Seguridad Social

Docente ICCT CEDECO